عنوان المقال : إدارة الوقت
http://www.ebdaa.ws/mainart.jsp?ArtID=649

إدارة الوقت.. القيمة الحقيقية للحياة !

د. إبراهيم الفقي
رئيس المركز الكندي للبرمجة اللغوية العصبية
info@ctcnlp.com

الطرق الأكثر فعالية فى الحفاظ على الوقت

"الآن هذه الدقيقة هى كل ما لديك من وقت .. احرص على الدقائق التى تملكها وسوف تعتنى بالساعات والأيام بنفسها وتمنحها القوة والسيطرة"
برايان تراسى

أقدم لك - عزيزي القارئ - في هذا العدد قائمة بأكثر الطرق فعالية وقوة لحفظ الوقت. وهذه القائمة هي حصيلة 22 سنة من الأبحاث، والدراسات والخبرات أقدمه لم لأزودك بكل الإستراتيجيات التي تحتاجها لتتحصن ضد لصوص الوقت.

1. مقاطعات التليفون:
أ‌) يمكن أن تخبر من يتصل بك بأنك كنت في طريقك للخروج إذا كنت فعلاً تنوي الخروج.. وإن أمكن أن تقول له إنك الآن في اجتماع هام، وأنه يمكن أن يتصل بك في وقت لاحق؟.. أو أنك تتحدث تليفونياً مع شخص آخر في أمر هام لابد من إنجازه، وأنك سوف تتصل به فور انتهائك من المكالمة؟.. وإلى غير ذلك من الأعذار الحقيقية التي تجعلك تتفرغ إلى إتمام عملك الذي بدأته.
ب‌) اطلب من سكرتيرك أن يحجب عنك المكالمات وأن يتلقى الرسائل نيابة عنك.. وعندئذ تستطيع أن تقرر متى تجيب على المكالمات التي تتلقاها. قم باتصالاتك عندما تشعر بأنك غير نشيط - مثلاً بعد تناول وجبة الغذاء أو بعد الظهر - ولا ترد على أي مكالمة إلا في حالات الضرورة القصوى والطوارئ.

2. مقاطعات الآخرين:
أ‌) تحدث إلى من يقاطعك وأنت واقف حتى لا تعطيه الفرصة للجلوس وعرض شكواه عليك.
ب‌) أخبره بأنك كنت تريد أن تريه شيئاً ما وأصحبه إلى الخارج، واعرض عليه أي شيء ثم عد إلى مكتبك وحدك بدونه.
ت‌) اذهب أنت لرؤية الشخص الذي يتسبب في مقاطعتك بدلاً من أن يأتي هو إليك، بهذه الطريقة يمكنك الانصراف وقت ما شئت.
ث‌) إذا أردت أن تبتعد عن الإزعاج والمقاطعات فأغلق باب مكتبك واجعل سكرتيرك يأخذ المواعيد لك في نهاية اليوم أو اطلب منه أن يضع لافتة "نرجو عدم الإزعاج" على بابك المغلق بهذه الطريقة سوف يعتاد الآخرون على احترام وقتك والحفاظ على وقتهم أيضاً.
ج‌) أخيراً ضع في مكتبك أقل عدد ممكن من المقاعد وبهذه الطريقة لا تشجع الآخرين على القدوم إلى مكتبك لتجاذب أطراف الحديث.

3. مقاطعات تتسبب أنت بها:
أ‌) احرص أن تقوم بالعمل مرة واحدة، لا تحفظه في ملف لوقت لاحق بل قم بأدائه والانتهاء منه وركز على ما تقوم به من عمل، وإذا شعرت بالتعب أو بأن ذهنك يتشتت وجه تركيزك إلى النتائج والفوائد التي ستعود عليك من وراء إنجاز هذا العمل.

4. اجتماعات ومقابلات:
ابدأ أولاً بأن تسأل نفسك: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الاجتماع؟.. ثم افعل الآتي:
أ‌) إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء لا تذهب وألغ الموعد.
ب‌) إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء بل من المهم أن أعرف ماذا يحدث يمكنك أن ترسل شخصاً آخر لينوب عنك.
ت‌) إذا كانت إجابتك "نعم" إن الاجتماع مهم ويجب أن أكون هناك فضع الجدول وابدأ اجتماعك في موعدك المحدد.

5. التأجيل/المماطلة:
إذا ما كان هناك شيء في قائمة الأشياء التي سوف تقوم بها وأجلت عمله أكثر من ثلاث مرات. فاعلم أنك تماطل - توقف عن ذلك، أحضر الأوراق أمامك ووجه إلى نفسك هذا السؤال: "ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا الشيء؟.. وما هي درجة أهميته؟.. بعدها اتبع الآتي:
أ‌) إذا أجبت: إنه أمر هام، إذن افعله.
ب‌) إذا أجبت: إنه هام لكن ممكن أن يفعله شخص آخر، قم بتفويضه.
ت‌) إذا أجبت: لن يحدث شيء وهو ليس مهماً على أي حال، فأهمله.

6. البريد والعمل الورقي:
أ‌) قم بتدريب سكرتيرك على تلقي البريد والأعمال الورقية وفرزها وعرض المهم فقط عليك.
ب‌) ضع البريد في ملف خاص اقرأه عندما ينخفض مستوى نشاطك بعد الغداء أو في نهاية يوم العمل.
ت‌) قم بتفويض الرد على البريد أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
ث‌) الإفادة المزدوجة من الوقت: عندما يكون لديك موعد لدى الطبيب ضع أمامك احتمالاً أنك سوف تنتظر لفترة من الوقت حتى يأتي دورك، واصطحب معك الأوراق التي تريد الاطلاع عليها، بهذه الطريقة سوف تنجز بعض الأعمال، ولن تضيع وقتك في الانتظار.

7. التقارير:
وجه إلى نفسك هذا السؤال: ماذا سيحدث إذا لم أكتب هذا التقرير؟.. هل يمكن أن أفوض شخصا آخر بالقيام به؟.. إذا أجبت: لن يحدث شيء إذاً لا تكتبه، أما إذا كان مهماً ويمكنك تفويضه، فافعل ذلك.. أما إذا كان لزاماً عليك أن تفعله بنفسك، إذن يمكنك أن تقوم بكتابته في وقت ينخفض فيه نشاطك وتقل فيه طاقتك.

8. اختلاط الأولويات:
ضع قائمة بكل الأشياء التي تريد القيام بها اليوم، ثم أعد كتابة القائمة وفقا لترتيب الأولويات ابدأ بالأهم فالمهم، ابدأ بالأشياء التي يجب إنجازها فوراً ثم تلك التي ينبغي أداؤها في وقت عاجل، وأخيراً ما تريد أن تفعل، اذكر في قائمتك وقتاً للمفاوضات، ووقتاً لمقابلة العملاء، ابدأ بإنجاز أول الأولويات، والتزم بها حتى تنتهي منها ثم انتقل إلى ما يليها في القائمة وهكذا.

9. الجهود المضاعفة:
ابدأ اليوم وتعود أن تقوم بالشيء الواحد مرة واحدة، وإذا كان بين يديك بعض الأوراق فأنجزها اليوم أو فوض شخصاً آخر ليعتني بها أو ألقِ بها بعيداً. لا تحفظها في ملف لأنه إذا لم يتوفر لديك الوقت الآن لتقوم بإنجازها فإنك غالباً لن تجد الوقت في المستقبل أيضاً، لذلك انتهِ منها مرة واحدة.

نتابع معكم في العدد القادم بقسيمة القائمة لأكثر الطرق فعالية وقوة لحفظ الوقت..

استمتع بحياتك .... مساهمات القراء


استمتع بحياتك عن طريق..



1- البساطة في الحياة: تجاوب مع الأشياء البسيطة المحيطة بك ولا تتعود أن تطلب ما ليس عادياً لمتعتك, فالحياة جميلة إذا تعلمت ان تستمتع بما فيها من جمال, وان من واجبنا نحن البشر ان نستمتع حق الاستمتاع بكل ما وهبته الحياة لنا, وبمثل هذه الوسيلة نستطيع ان نشعر بالسعادة.



2- لا تتوقع المتاعب: من الناس من يتوقع المتاعب قبل وقوعها فهو أبداً يظن أن هناك خطأ وقع منه, أو مرضاً أو نائبة ستحل به...فتراه يستيقظ من النوم ويسائل نفسه:

\"في أي جزء من جسمي أصابني المرض اليوم؟ ثم يتحسس نفسه ,ولو أن كل إنسان فعل ذلك لأحس بتعب أو ألم, وأن من يتحسس نفسه لابد أن يجد ألماً في موصع ما, وبتركيز ذهنه في هذا الألم يتضخم وينمو إحساسه بالمرض, ولشد مايدهش الطبيب حين يفحصه قلا يجد به شيئاً.. فإياك أن تفكر بالمرض أو تخاف من المتاعب.



3- حب عملك: كل إنسان يسعى الى رزقه ويتخذ لنفسه عملاً, جدير به أن يحب عمله وأن يتجنب المتاعب التي تنشأ من بغضه لعمله, إن المرء الذي يمقت عمله يظل ضجراً متأففاً وهو يؤدي هذا العمل البغيض الى نفسه, وقد ثبت بالتجارب ان مثل هذا الإنسان لايحب عمله الثاني أو الثالث, وبمعنى آخر هو لايحب العمل, كائناً ما يكون, وهو في غضون تنقله من عمل الى آخر يعاني أزمات مالية.. وقد يقضي فترات طويلة عاطلاً عن العمل, ولو أن المرء أحب العمل الذي يقوم به, واستمتع بما انتجه ومايفيد به المجتمع, لأحس بالسرور والانشراح من نفسه ومن عمله وممن يشتغل عنده.



4- لتكن لك هواية: مما يزيد من متعة الانسان بالحياة ان يكون له, الى جانب عمله, هواية طيبة فالتجارب الجديدة تحدث أثراً نفسياً جميلاً, والهواية تخلق التجارب الجديدة وتخلق المجهود المثمر, وكلاهما متعة للإنسان, ومن لا هواية له تمر به أوقات طويلة مملة, يضطر في غضونها الى التفكير في متاعبه, وهنالك هوايات كثيرة لا داعي لتعدادها, والأفضل للمرء أن تكون هوايته مجدية مثمرة.



5- كن قنوعاً: من الناس من لا يرضى عن شيء حوله ,فهو ساخط على الجو.. ساخط على كل شيء يحيط به.. كأنما هو يحيا في جحيم, والمأساة أن هذا السخط لا جدوى منه وعدم الرضى لامبرر له.

ولاريب أن الرضى أسهل من السخط وأيسر, وأصح للجسم وأمتع للنفس والروح, والبحث عن العناصر التي ترضي ايسر من تلمس العناصر التي تسخط الإنسان ولاترضيه, وإنه لخير للإنسان ان يقنع بما يستطيع الحصول عليه, ويترك التطلع الى مايتعذر الحصول عليه, وليس معنى هذا ان لايكون الإنسان طموحاً الى الرقي المعقول.



6- حب الناس والمجتمع: الإنسان يعيش وسط الناس, ويتصل بهم في كل خطوة من خطواته, فما معنى ان يحس بالكراهية لمن حوله ؟ مثل هذه الكراهية تنشأ من فرط الأنانية والانطواء على النفس, ومن كان كذلك فإنه لا يتقبل صداقة أحد, ينفر من الناس, حتى إذا وجد نفسه في عزلة عن الناس, رثى لحالته وخيل اليه انه مضطهد, والنتيجة ان يصاب باضطراب عقلي, أو تتكون عنده نفسية معقدة.

من اجمل جوانب الحياة ان يحب الانسان الناس, وان يندمج في المشاريع الإنسانية ويتعاون مع الناس في الأعمال المثمرة لخير المجتمع وتقدم الإنسانية.



7- كن مرحاً: ما أحلى أن يستيقظ الإنسان من نومه ويحيي زوجه تحية الصباح بكلمات رقيقة, وما أحلى ان تفتح الزوجة عينيها وتحيي زوجها بأحسن من تحيته, ان روح الدعابة في الأحاديث تخلق جواً جميلاً , وكل إنسان يستطيع ان يخلق في نفسه روح الدعابة.



8- لا تنهزم في الأزمات: كثير من الناس ينهارون إذا ما صدموا بنكبة من النكبات ,ويتلاشى تفكيرهم ويتبلد ذهنهم,ويقفون حيارى لا يعرفون ماذا يفعلون, فتتراكم في لحظة واحدة النكبة والعجز واليأس, والواجب ان يظل الإنسان واضعاً قدميه حيث يقف,وان يتقبل في رضى ما لا يستطيع تغييره,وان يفكر في خير السبيل لاستئناف حياته على خير وجه, فالمستقبل هو الذي يجب ان نفكر فيه.



9- البت في المشاكل: تعترض الإنسان في خضم الحياة مشاكل عديدة, وواجب المرء ان يحسم هذه المشاكل بقرار عاجل, حتى لو أخطأنا بعض الأخطاء الصغيرة ,لأنه إذا ظل يفكر فيها طويلاً, ويقلبها على كل وجوهها مرة بعد أخرى, نتج من إطالة التفكير اضطراب الذهن وتأرجح التفكير.





10- لك الساعة الحاضرة: إن الساعة التي نعيشها الآن, هي الساعة التي نضمن الحياة فيها, ولهذا يجدر بنا أن نجعلها لحظة سعيدة.

إن بعض الناس يعيشون على أساس التطلع الى شيء في المستقبل, وفي غمره هذا التوقع يفتقدون قيمة الساعة الحالية التي يحيونها.

والإنسان الذي ينظر بعين الخيال الى ما سيكون في مقبلات الأيام ينسى الحاضر الذي يعيش فيه, ويفقد ما فيه من جمال, إن على المرء ان يفكر في المستقبل حقاً ويضع خطته, ولكن يجب أن لا يغرق نفسه في التفكير الخيالي على الدوام, ومن السخافة ان نقلق بالنا بما ستتعرض له حياتنا في المستقبل من مشاكل وأزمات.

داليا