آداب الإجتماعات والمناسبات

السلوك الصحيح متوقع من أى فرد, خاصه فى الإجتماعات و المناسبات الرسميه فى العمل. مع ذلك قليلون يجيدون هذا السلوك الصحيح. أى إن الأفراد يتعلمون هذه الآداب بعد الإلتحاق بالعمل. هنا يجب التأكيد على إن الغرض من مراعات آداب الإجتماعات و المناسبات هو خلق مناخ يمنح الجميع الراحه ويسوده روح الموده فى هذه المناسبات أوالإجتماعات.

آداب الاجتماعات :-

اذا ظهر موضوعا مهما بصورة كبيرة ويتطلب عقد اجتماع تأكد من الاعداد الجيد مع مرعاة وقت المشاركين وعدم تجاهل إرتباطاتهم. قبل الاجتماع إخطر المشاركين بالآتى :

* الغرض من الاجتماع .

* الزمن المتوقع للاجتماع بصورة مبدئية حتى يوافق الجميع عليه .

* البنود المتوقع مناقشتها.

* لا تنسى شكر الحضور على وقتهم و حضورهم و مشاركتهم بالرأى فى نهاية الاجتماع .

* وزع صورة من محضر الاجتماع على الحاضرين , حتى يتأكد الجميع ان مناقشتهم و مساهمتهم قد لوحظت وأفادت موضوع الإجتماع , و أن القرارات اتخذت بمشاركة الجميع و ليست فردية . تجنب إعطاء عملاً ما لشخص غير موجود ,و اذا كان الامر ملحاً و لايصلح غير هذا الشخص لهذة المهمة تأكد من موافقة الجميع . وضح ذلك فى المحضر و اذكر أن الشخص لايعلم شيئا عن هذه المهمة و سوف يٌخطر فيما بعد.

* إذا كنت من غير المشاركين فى الإجتماع وكان هناك ما يجبرك لمقاطعته, إعتذر وإشرح الغرض من هذه المقاطعه وإظهر مدى إدراكك لأهميه ما يجتمعون لأجله.

آداب المناســـــبات :

يجب مراعات الآتى : ــ

1. الدعوه لمناسبه رسميه :ــ

إن الدعوه لمناسبة ما يجب أن توضح معظم المعلومات الهامة عن المضيف, نوع الحدث, الغرض , المكان , الوقت , و أى تعليمات أخرى يٌرجى إتباعها.

إن المناسبات هذه الايام تعتمد على البريد الإلكترونى , التليفون , البطاقات ,إلخ . لذلك من المناسب أن يكون الرد خلال اسبوع من استلام الدعوة . اذا ظهر ما يمنعك عن الحضور يجب الاعتذار باسرع وقت ممكن مع ابداء الاسف لعدم الحضور .

2. الواجب ارتداؤه للمناسبة :-

يعتبر من الإهانه أن تٌظهر عدم الإهتمام بمظهرك ونظافتك الشخصيه وبما ترتديه عند حضورك أى مناسبه. إرتدى ملابس مناسبة ذات ذوق جيد دون مبالغه . لذلك نجد كثير من الشركات تعطى ارشادات لما هو مستحب لهذه المناسبة ويوضحوا ذلك فى بطاقه الدعوه مثل القول رجاء مراعات إرتداء الآتى :ــ

* ملابس رسمية ( بدلة أو فستان ) .

* رابطة عنق سوداء وملابس للمساء. أو

* ملابس كاجوال مع اكمام طويلة للقمصان و فساتين عادية غير لامعة للنساء.


3. الوصول إلى المناسبة :-

لقد قضى المضيف وقتا كبيرا فى الاعداد وتنفيذ هذة المناسبة , لذلك يجب ان تظهر احترامك لهذا المجهود وتصل فى الميعاد المحدد, أو قبله على الاقل بربع ساعة .اذا كنت المضيف أو مندوباً عنه يجب أن تتواجد لاستقبال الحضور قبل الميعاد بنصف ساعة و الافضل ساعة للتأكد من انضباط كل شىء . اذا كنت الضيف يجب أن تعرف ان قائمة المدعوين وضعت لاختيار أهم الاشخاص للمنشأة فيجب إحترام الميعاد الذى حٌدد فى الدعوه .

4. التحية باليد : -

عند الوصول والمغادرة يجب مصافحة المضيف . ان هذه قاعدة بسيطة لا يحترمها الكثيرين . يجب ان تكون المصافحة بيد ثابتة مع ابتسامة ودودة و اتصال مباشر بالعين . اذا كان المضيف يقف بين مجموعة من الاشخاص , سلم على المضيف اولاً ثم الباقيين . اذا كانت يديك مشغولتين بحمل شىء, سلم برأسك مع ابتسامة و حركة مناسبة من الجسد تظهر الاحترام ( انحناءة صغيرة ).

5. تقديم الاشخاص :-

كثير من الاشخاص يجدوا أنفسهم فى بعض المناسبات عليهم ان يقدموا بعض الحضور للآخرين , خاصة اذا كانوا معروفين للجميع .

ولكن يجب إتباع الترتيب الذى يقدم به الافراد لبعضهم :-

* قدم الاقل رتبة للأشخاص الأعلى ( مدير ادارة إلى مدير عام ) .

* لاتنسى ذكر الالقاب ( دكتور , مستشار .. الخ ) و التعريف بالحالة الاجتماعية ( السيدة ,الانسة , .. الخ ).

6. التحدث مع الاخرين :-

أولاً: راعى الآتى :

* لاتقاطع من يتحدث.

* استخدم لغة الجسد الصحيحة ( قف معتدلاً , أو اجلس معتدلاً لتظهر إهتمامك, لا تجعل ذراعيك متقاطعة فتبدو رافضا لمواصله الحديث, تواصل بالعين بصورة صحيحة ).

* اظهر اهتمامك بما يقوله الآخرين و تجنب تصحيح أو نقد ما يقولون ( أنها مجرد دردشة وليست مناظره ) .

ثانياً احرص على الآتى :

* شارك فى الحديث الدائر بأضافات أو تعليقات متنوعة ذات صلة و فائدة للحديث .

* تكلم عن اشياء ذات اهتمام مشترك .

* تأكد من مشاركة الجميع فى الحديث.

* تجنب الحديث باستخدام الكلمات الدارجة او السوقيه.

* وجه حديثك للجميع بالنظر إلى كل منهم على حده .

* لا ترفع صوتك عاليا أثناء الحديث.

* لا تلمس الجالسين بجوارك طول فتره الحديث.


7. تجنب الحديث عن : -

* مشاكلك المالية أو وضعك المالى .

* التحدث عن مشاكلك الصحية .

* الموضوعات الخلافية ( الدين , السياسة , العقائد , الرياضة .. الخ ).

* الثرثرة فيما لايفيد .

* التحدث بصوره متواصله دون ترك فرصه للآخرين للحديث.


8. مجاملة الآخرين : -

قد تبدو موضة قديمة , و لكن من المهم أن يعرف الشخص اهميته أو مكانته عندك

* لاتزاحم واسمح للآخرين أن يجلسوا أولا .

* انظر و لا تشارك فى الحديث حتى تتعرف على الجالسين معك .

* عبر عن سرورك للتعرف عليهم .

* وجه لهم الدعوة لزيارة منشأتك او التواصل معك .

* إعطى الجالسين معك كارتك الشخصى لتأكيد رغبتك فى إستمرار التواصل معهم بعد المناسبه.


9. الجوانب الآخرى التى يجب مراعاتها:-

* إعرف الغرض من المناسبة وحضر الموضوعات المتعلقة بها حتى يكون حديثك ذات صله .

* أشكر المضيف شخصياً على دعوته لك قبل ان تغادر .

* إرسل رسالة شكر فى اقرب وقت بعد المناسبة.

المصدر : د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " كن مبدعا وأعد إكتشاف نفسك " على:

http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber

( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس)

---

تجنب هذه الأخطاء فى لغه الجسد

يجب تجنب هذه الأخطاء تماما خاصه إذا كان العميل يشعر بالغضب أو هناك ما يوتره مع المنشأه.

· التعبير الخاطىء للوجه :ــ

كن دائما على حذر من تعبيرات وجهك عند التواصل مع عميل, خصوصا إذا كان يضايقه شيئا من المنتج أو الخدمه التى دفع مقابلها نقوده. هذه الإشارات مثل إبتسامه سخيفه بلا سبب, التجول بعينك بعيدا عن العميل أثناء حديثه, أو يبدو وجهك متجهما وكأنك تضيق بالعميل وشكواه تستفزه وتزيد من غضبه. يجب أن تبدو التعبيرات على وجهك هادئه , صادقه , مهتمه بكل ما يقوله العميل. تجنب أن تبتسم أو تضحك أثناء شكوى العميل لأنك بذلك تستفزه أكثر وأنت الخاسر فى النهايه.

· تجنب نبره الصوت المستفزه :ــ

يجب أن تعرف إن الأشخاص تستجيب لطريقه كلامك أكثر من الكلام نفسه.إذا كانت نبره صوتك تعبر عن الضيق ,العصبيه ،البرود ,كل ذلك يستفز العميل وينقلب الموقف لمشاجره بدل التفاهم الذى جاء العميل من أجله. العكس من ذلك , إذا بدا صوتك واثقا سيصدق ما تقوله ويتأكد إن ما تقوله تعنيه مما يسهل معه تهدئته وحل المشكله. إذا إرتفعت نبره صوتك فى نهايه كل جمله ,ستبدو كأنك تسأل سؤال إستنكارى. سجل صوتك ولاحظ طريقه كلامك حتى تسمعها وتعدلها وتصبح النغمه فى نهايه المقاطع متوازنه.ذلك سيساعك على إظهار ثقتك فى نفسك وكفائتك عند التحدث للعميل.هذه الطريقه ستجعل العميل المحبط فى النهايه يهدأ بسهوله وسرعه لأنه يشعر إنك تحاول مساعدته. تكلم بهدوء وثبات وإهتمام ,ويجب أن يعكس صوتك ذلك.

· عقد الذراعين بصوره دفاعيه لإنهاء الحديث:ــ

عدم الترحيب بالإستماع , والمبالغه فى الدفاع ,العقليه المنغلقه , تعبرعنها الإشاره بالذراع المتقاطع على الصدر. إذا كنت تتعامل مع عميل غاضب ضع يديك بجانبك مفتوحه لتظهر إنك تستمع بإهتمام وعقل متفتح للحوار.

· وضع الجسد :ــ

إن وضع الجسد يعطى إشاره يفهمها من يجلس أو يقف أمامك. إعتدل فى جلستك أو وقفتك لتعطى الإنطباع إنك مهتم وتستمع بتركيز. لاتقترب أكثر من اللازم فى جلستك أو وقفتك من العميل مما يعطى الإنطباع إنك تهاجمه أو تتحداه مما يثير أعصابه ويحتد عليك. تجنب الجلوس المتراخى بمد جسدك للخلف فتظهر كما لو كنت لا تبالى أو تهتم.

· التواصل بالتلامس باليد:ــ

تجنب ذلك تماما لأن لمس الشخص المنفعل بصوره متكرره تثير ضيقه وغضبه أكثر, بل قد تدفعه لثوره شديده. هذه الحركه أحيانا تكون عاده فى كثير من الأشخاص أثناء الحديث العادى. هؤلاء يجب أن يتخلصوا منها لأنها تثيرضيق حتى الإنسان العادى الهادىء.

· السب والقسم الكثير بدون سبب:ــ

بعض الأشخاص إعتادوا على القسم أو السباب لأتفه الأسباب. التعامل بهدوء والتحكم فى أعصابك مع مثل هذا الشخص دليل قوه وليس ضعف كما يظن البعض. تمالك نفسك عندما تواجه شخص من هذا النوع وإجعل الهدوء يبدو واضحا على تعبيرات وجهك. تذكر إنك محترف تمثل منشأتك وليس لديك أى عذر إذا فعلت مثله وسببته و أقسمت بكذا وكذا. هذا تصرف سوقى لا يليق بمنشأه محترمه.

· الأكل , المضغ ,أو قضم الطعام:ــ

عندما تكون على إتصال بعميل وجها لوجه أو على التليفون,لا تمضغ اللبان, أو تقضم وتمضغ الطعام. هذه الأصوات الصادره من فمك تثير ضيق وإشمئزاز من يسمعها فما بالك بالشخص الغاضب أصلا.إن هذه الأصوات مستفزه ومثيره للإشمئزاز فتجنبها تماما فى أى موقف.

· التلكأ والتباطوء :ــ

إن العميل الغاضب يكون بالفعل نافذ الصبر, ويتوقع سرعه التعامل مع مشكلته بإيجابيه وليس ببرود وتباطوء .لا تتوانى عن مساعده العميل وأسرع وتجنب إظهار تعبيرات اللامبالاه على وجهك حتى لا تغضبه أكثر.

الكلمه الأخيره هنا : إن الإشارات والإيمائات لجسدك ستظهر موقفك فى عين العميل. تنبه إن نفس الشىء مطلوب منك لو إنك أنت العميل . وتذكر دائما إنك المحترف الذى يساعد عملاء منشأته ويحل مشاكلهم. إذا لم تكن لديك هذه القدره , أطلب نقلك لعمل آخر .أما إذا كنت مالك المشروع إستخدم موظف لديه هذه القدره ليقوم بذلك.

إقرأ مقالات ذات صله على:
http://kenanaonline.com/users/DrNabihaGaber
المصدر: د. نبيهه جابر ( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أوالأقتباس)